أساسيات قاعدة البيانات

أساسيات قاعدة البيانات
إظهار الكلإظهار الكل

يقدم هذا المقال نظرة عامة مختصرة حول قواعد البيانات — ما هي، ولماذا قد تحتاج إلى استخدامها، وما هي وظيفة الأجزاء المختلفة من قاعدة البيانات. تشير المصطلحات في هذا الموضوع إلى قواعد بيانات Microsoft Office Access 2007، بينما تطبق المفاهيم على كافة منتجات قاعدة البيانات.
في هذا المقال

ما هي قاعدة البيانات؟
أجزاء قاعدة بيانات Access

ما هي قاعدة البيانات؟

قاعدة البيانات هي أداه لتجميع المعلومات وتنظيمها. يمكن لقواعد البيانات تخزين معلومات عن الأشخاص والمنتجات والطلبات وغيرها. تبدأ العديد من قواعد البيانات كقائمة في برنامج معالجة الكلمات أو جدول البيانات. وكلما زاد حجم القائمة، كلما بدأ ظهور التكرار وعدم التناسق فيما بين البيانات. فيصبح من الصعب فهم البيانات من خلال هذه القائمة، كما تكون طرق البحث أو سحب مجموعات فرعية من البيانات لمراجعتها محدودة. وبمجرد ظهور تلك المشاكل، يكون من الأفضل نقل البيانات إلى قاعدة بيانات منشئة بواسطة نظام إدارة قاعدة البيانات (DBMS)، مثل Office Access 2007.

تعتبر قاعدة البيانات الإلكترونية هي حاوية من الكائنات. يمكن لقاعدة بيانات واحدة أن تحتوي على أكثر من جدول واحد. على سبيل المثال، لا يعتبر نظام تعقب المخزون الذي يستخدم ثلاثة جداول ثلاث قواعد بيانات، ولكن قاعدة بيانات واحدة تحتوي على ثلاثة جداول. إذا لم تكن قاعدة البيانات مصممة خصيصًا لاستخدام بيانات أو تعليمة برمجية من مصدر آخر، فإن قاعدة بيانات Access تخزن الجداول الخاصة بها في ملف مفرد، مع كائنات أخرى، مثل النماذج والتقارير ووحدات الماكرو والوحدات النمطية. يكون الملحق الخاص بقواعد البيانات المنشئة بتنسيق Access 2007 هو accdb.، ويكون الملحق الخاص بقواعد البيانات المنشئة بتنسيقات Access القديمة هو mdb.. يمكنك استخدام Access 2007 لإنشاء ملفات بتنسيقات ملف قديمة (على سبيل المثال، Access 2000 وAccess 2002-2003).

باستخدام Access، يمكنك تنفيذ ما يلي:

إضافة بيانات جديدة إلى قاعدة بيانات، مثل عنصر جديد في مخزون
تحرير البيانات الموجودة في قاعدة البيانات، كتغيير الموقع الجديد للعنصر
حذف المعلومات، ربما إذا تم بيع عنصر أو إهماله
تنظيم البيانات وعرضها بطرق مختلفة
مشاركة البيانات مع الآخرين من خلال التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني أو إنترانت أو إنترنت

أعلى الصفحة أعلى الصفحة
أجزاء قاعدة بيانات Access

تتضمن المقاطع التالية تعريفات قصيرة بأجزاء قاعدة بيانات Access النموذجية. لمعرفة المزيد عن كل جزء، راجع الارتباطات الموجودة في المقطع انظر أيضًا من هذا المقال.

الجداول
النماذج
التقارير
الاستعلامات
وحدات الماكرو
الوحدات النمطية

الجداول

من ناحية المظهر يشبه جدول قاعدة البيانات جدول البيانات حيث يتم تخزين البيانات في صفوف وأعمدة. لذلك في معظم الأحوال يكون من السهل استيراد جدول بيانات إلى جدول قاعدة البيانات. أما نقطة الاختلاف الرئيسية بين تخزين البيانات في جدول بيانات أو تخزينها في جدول قاعدة بيانات فتكمن في كيفية تنظيم البيانات.

للحصول على أعلى معدل من المرونة في قاعدة بيانات، يجب تنظيم البيانات في جداول بحيث لا يحدث تكرار. على سبيل المثال، إذا كنت تخزن معلومات عن الموظفين، يجب أن يتم إدخال كل موظف مرة واحدة فقط في جدول تم تعيينه ليتضمن بيانات الموظفين. يتم تخزين بيانات المنتجات في الجدول الخاص بها، ويتم تخزين البيانات الخاصة بالمكاتب الفرعية في جدول آخر. تسمى هذه العملية التسوية.

تتم الإشارة إلى كل صف في الجدول كسجل. السجلات هي أماكن تخزين قطع المعلومات الفردية. يحتوي كل سجل على حقل واحد أو أكثر. تقابل الحقول الأعمدة الموجودة في الجدول. على سبيل المثال، قد تمتلك جدولاً يسمى "الموظفون" حيث يحتوي كل سجل (صف) على معلومات عن موظف مختلف، ويحتوي كل حقل (عمود) على نوع آخر من المعلومات، كالاسم الأول واسم العائلة والعنوان وهكذا. يجب تعيين نوع بيانات محدد لكل حقل، سواء أكان نص أو تاريخ أو وقت أو عدد أو نوع آخر.

يمكن وصف السجلات والحقول بطريقة أخرى عن طريق تصور كتالوج بطاقات ذو نمط قديم خاص بالمكتبة. تتقابل كل بطاقة في الخزانة مع سجل في قاعدة البيانات. وتتقابل كل قطعة من المعلومات في بطاقة مفردة (الكاتب والعنوان وما إلى ذلك) مع حقل في قاعدة البيانات.
النماذج

تتم الإشارة إلى النماذج في بعض الأحيان كـ "شاشات إدخال بيانات". فهي الواجهات المستخدمة للعمل باستخدام البيانات، وغالبًا ما تحتوي على أزرار أوامر تنفذ أوامر مختلفة. يمكنك إنشاء قاعدة بيانات دون استخدام نماذج في خطوة بسيطة عن طريق تحرير البيانات في جداول بيانات الجدول. غير أن معظم مستخدمي قواعد البيانات يفضلون استخدام النماذج لعرض البيانات وإدخالها وتحريرها في الجداول.

توفر النماذج تنسيق سهل الاستخدام للتعامل مع البيانات، كما يمكنك إضافة عناصر وظيفية إليهم، مثل أزرار الأوامر. يمكنك برمجة الأزرار لتحديد البيانات التي تظهر في النموذج، أو فتح نماذج أو تقارير أخرى، أو تنفيذ مهام أخرى متنوعة. على سبيل المثال، قد تمتلك نموذجًا يسمى "نموذج العميل" يحتوي على بيانات العميل. قد يحتوي هذا النموذج على زر يفتح طلب بحيث يمكنك إدخال طلب جديد فيه لهذا العميل.

تسمح لك النماذج أيضًا بالتحكم في كيفية تفاعل المستخدمين الآخرين مع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نموذج يعرض فقط حقول معيّنة ويسمح فقط بتنفيذ عمليات معيّنة. وهو ما يساعد على حماية البيانات وضمان إدخال البيانات بشكل صحيح.
التقارير

التقارير هي ما تستخدمه لتلخيص البيانات وعرضها في الجداول. غالبًا ما يجاوب التقرير على سؤال محدد، مثل "كم من الأموال تلقينا من كل عميل هذا العام؟" أو "ما هي المدن التي ينتمي إليها عملاؤنا؟" يمكن تنسيق كل تقرير لعرض المعلومات بأكثر طريقة ممكنة قابلة للقراءة.

يمكن تشغيل التقرير في أي وقت، وسيعكس دائمًا البيانات الحالية في قاعدة البيانات. يتم تنسيق التقارير بشكل عام لتتم طباعتها، ولكن يمكن أيضًا عرضها على الشاشة أو تصديرها إلى برنامج آخر أو إرسالها كرسائل بريد إلكتروني.
الاستعلامات

تعتبر الاستعلامات هي الجزء الأساسي في قاعدة البيانات، حيث يمكنها القيام بعدة وظائف. غير أن وظيفتها الأساسية هي استرداد بيانات معيّنة من الجداول. غالبًا ما تكون البيانات التي ترغب في رؤيتها منتشرة في عدة جداول، فتمكنك الاستعلامات من عرضها في ورقة بيانات واحدة. وكذلك، بما أنك لا ترغب دائمًا في رؤية كافة السجلات مرة واحدة، تسمح لك الاستعلامات بإضافة معايير لـ "تصفية" البيانات لتقتصر على السجلات التي تريدها فقط. كما تعتبر الاستعلامات غالبًا هي مصدر السجل للنماذج والتقارير.

تعد بعض الاستعلامات "قابلة للتحديث"، بمعنى أنه يمكنك تحرير البيانات في الجداول الأساسية من خلال ورقة بيانات الاستعلام. إذا كنت تعمل في استعلام قابل للتحديث، تذكر أن التغييرات التي تقوم بها تطبق بالفعل على الجداول، وليس فقط على ورقة بيانات الاستعلام.

تنقسم الاستعلامات إلى نوعين أساسيين: استعلامات التحديد والاستعلامات الإجرائية. يقوم استعلام التحديد ببساطة باسترداد البيانات وجعلها متوفرة للاستخدام. يمكنك عرض نتائج الاستعلام على الشاشة، أو طباعتها، أو نسخها إلى الحافظة. أو يمكنك استخدام إخراج الاستعلام كمصدر السجل لنموذج أو تقرير.

أما الاستعلام الإجرائي، كما يتضح من الاسم، فيقوم بتنفيذ مهمة باستخدام البيانات. يمكن استخدام الاستعلامات الإجرائية لإنشاء جداول جديدة، أو إضافة بيانات إلى الجداول الموجودة، أو تحديث البيانات، او حذف البيانات.
وحدات الماكرو

يمكن اعتبار وحدات الماكرو في Access لغة برمجة مبسطة يمكنك استخدامها لإضافة وظائف إلى قاعدة البيانات. على سبيل المثال، يمكنك إرفاق ماكرو إلى زر أمر في نموذج بحيث يعمل الماكرو كلما تم النقر فوق الزر. تتضمن وحدات الماكرو إجراءات تقوم بتنفيذ مهام، كفتح تقرير، أو تشغيل استعلام، أو إغلاق قاعدة بيانات. كما يمكن تشغيل عمليات قاعدة البيانات اليدوية تلقائيًا باستخدام وحدات الماكرو، ومن ثم تصبح وحدات الماكرو من أهم عوامل توفير الوقت.
الوحدات النمطية

الوحدات النمطية هي كائنات، مثل وحدات الماكرو، يمكنك استخدامها لإضافة وظائف إلى قاعدة البيانات. غير أنك تقوم بإنشاء وحدات الماكرو في Access عن طريق الاختيار من قائمة إجراءات الماكرو، بينما تقوم بكتابة الوحدات النمطية في لغة البرمجة Visual Basic for Applications (VBA)‎. الوحدة النمطية هي مجموعة من التعريفات والجمل والإجراءات المخزنة معًا كوحدة واحدة. يمكن أن تكون الوحدة النمطية إما وحدة نمطية للفئة أو وحدة نمطية قياسية. يتم إرفاق الوحدات النمطية للفئة إلى النماذج أو التقارير، وغالبًا ما تحتوي على إجراءات محددة للنموذج أو التقرير المرفقة إليه. تحتوي الوحدات النمطية القياسية على إجراءات عامة غير مقترنة بأي كائن آخر. يتم سرد الوحدات النمطية القياسية أسفل وحدات نمطية في "جزء التنقل"، بينما لا يتم سرد الوحدات النمطية للفئة.